ZAKELIJK-NIEUWS-LANDELIJK

Een goede printoplossing is essentieel voor vrijwel elk bedrijf. Of je nu regelmatig contracten afdrukt, marketingmaterialen samenstelt of simpelweg facturen verwerkt, de keuze van je printapparatuur kan grote invloed hebben op je dagelijkse werkzaamheden. Veel ondernemers staan voor een belangrijke beslissing: is het beter om een printer aan te schaffen of te kiezen voor een leasecontract? In dit artikel bekijken we de verschillende opties en overwegingen die je kunnen helpen bij deze keuze.

Wat zijn de mogelijkheden van moderne printers

De markt voor zakelijke printers heeft de afgelopen jaren een enorme ontwikkeling doorgemaakt. Moderne apparaten zijn veel meer dan alleen printers: ze functioneren als complete documentbeheercentra. Multifunctionele printers combineren printen, scannen, kopiëren en faxen in één apparaat, wat ruimte bespaart en de efficiëntie verhoogt.

Bij het kiezen van een printer zakelijk zijn er verschillende aspecten om rekening mee te houden. Denk aan printsnelheid, papiercapaciteit, afdrukkwaliteit en netwerkmogelijkheden. Voor kleinere bedrijven kan een compacte inkjetprinter voldoende zijn, terwijl grotere organisaties vaak baat hebben bij robuuste laserprinters die grote volumes aankunnen.

Ook het niveau van printbeveiliging verdient je aandacht. Moderne zakelijke printers beschikken over geavanceerde beveiligingsfuncties zoals beveiligd printen (waarbij documenten pas worden afgedrukt na invoer van een pincode) en versleutelde opslag van documenten. Dit is vooral belangrijk als je regelmatig met gevoelige informatie werkt, zoals op een advocatenbureau.

Kopen of leasen: de voor- en nadelen

De keuze tussen kopen of leasen hangt af van verschillende factoren, waaronder je budget, printvolume en toekomstige bedrijfsplannen. Het kopen van een printer heeft als voordeel dat het apparaat direct je eigendom wordt. Je hebt geen langlopende verplichtingen en kunt zelf bepalen wanneer je upgradet naar een nieuwer model.

Aan de andere kant biedt een printer lease verschillende voordelen die steeds meer bedrijven aantrekkelijk vinden. Bij leasen hoef je geen grote investering vooraf te doen, wat gunstig is voor je cashflow. De maandelijkse kosten zijn voorspelbaar en vaak is onderhoud en service inbegrepen in het contract. Dit betekent dat je niet voor onverwachte reparatiekosten komt te staan.

Een ander voordeel van leasen is de flexibiliteit om je printoplossing aan te passen aan veranderende behoeften. Als je bedrijf groeit of krimpt, of als er nieuwe technologieën beschikbaar worden, kun je vaak je leasecontract aanpassen of vernieuwen zonder grote nieuwe investeringen.

Kostenoverwegingen

Bij het maken van een weloverwogen beslissing is het belangrijk om niet alleen naar de aanschafprijs of maandelijkse leasekosten te kijken, maar naar de totale kosten van eigendom (TCO). Deze omvatten:

• Aanschafkosten of leasebedragen
• Kosten van verbruiksartikelen (toner, inkt, papier)
• Energieverbruik
• Onderhouds- en reparatiekosten
• Kosten voor IT-ondersteuning

Vaak zijn de kosten voor verbruiksartikelen over de levensduur van een printer veel hoger dan de aanschafprijs van het apparaat zelf. Bij het vergelijken van verschillende modellen is het daarom verstandig om te kijken naar de kosten per afdruk, want die hangen van de efficiëntie van je printer af.

Bij een leaseconstructie zijn deze kosten vaak transparanter en voorspelbaarder, vooral als je kiest voor een all-in contract waarbij ook verbruiksartikelen zijn inbegrepen. Dit maakt het opstellen van een budget eenvoudiger en voorkomt onverwachte uitgaven.

De toekomst van zakelijk printen

Hoewel we steeds meer digitaliseren, blijft printen een belangrijke rol spelen voor de meeste bedrijven. Tegelijkertijd verandert de manier waarop we printen wel. Moderne zakelijke printers zijn steeds vaker verbonden met de cloud, waardoor je documenten kunt printen vanaf elk apparaat, waar je ook bent.

Duurzaamheid wordt ook een steeds belangrijker aspect. Energiezuinige printers, dubbelzijdig printen en het gebruik van gerecycled papier kunnen de ecologische voetafdruk van je printactiviteiten aanzienlijk verkleinen. Bij het kiezen van een nieuwe printoplossing is het verstandig om ook op deze aspecten te letten.

Daarnaast bieden veel moderne printers geavanceerde functies zoals automatische tonerbestelling wanneer de voorraad bijna op is, of proactieve diagnose van problemen voordat ze tot uitval leiden. Dit verhoogt de betrouwbaarheid en vermindert downtime, wat vooral voor bedrijven die afhankelijk zijn van hun printvoorzieningen van groot belang is.