Velsen – De plannen voor een wetenschappelijk centrum over het klimaat, de transities in het sociale domein en het opnieuw inrichten van de Van den Vondellaan. Drie projecten die op het eerste gezicht niets met elkaar te maken hebben. Toch hebben ze één ding gemeen: het zijn voor de gemeente Velsen grote projecten, waarmee veel geld is gemoeid en waarvoor veel ambtelijke inzet nodig is om alles in goede banen te leiden. Naar de sturing op dergelijke grote projecten heeft de Rekenkamercommissie Velsen onderzoek laten doen. De conclusie: die sturing is niet voldoende efficiënt en effectief.

Door Raimond Bos

In het najaar van 2020 strandde het plan voor het opzetten van BRAK Velsen, een project waarvoor de gemeenteraad al miljoenen had gereserveerd. Na een jarenlange discussie trok de gemeente er alsnog de stekker uit. Via een verzocht de gemeenteraad de Rekenkamercommissie Velsen een onderzoek te doen naar de gang van zaken rond dit project. Het onderzoeken van de sturing op grote projecten stond al in de planning, maar werd nu versneld uitgevoerd. Hiervoor werd het bekende organisatieadviesbureau TwynstraGudde ingeschakeld. Eind december verscheen het rapport, met als pijnlijke conclusie dat de gemeente de aanbevelingen uit een eerder rapport over de herstructurering van de Oude Pontweg in 2008 onvoldoende heeft gebruikt om van te leren. Volgens de onderzoekers ontbreekt een kader voor het uitvoeren van een groot project, en is het projectmatig werken nog sterk persoonsafhankelijk en daarmee kwetsbaar. ,,De mate waarin projectmatig wordt gewerkt en wordt gewerkt met risicoanalyses, hangt sterk af van de ambtelijk opdrachtgever en opdrachtnemer. Ook is er nog een sterk verschil in de mate waarin projecten systematisch projectmatig worden aangepakt tussen de domeinen.’’

Risicomanagement

Dat de gemeente niet voldoende lessen lijkt te trekken uit eerdere projecten, komt volgende de onderzoekers doordat ze niet goed worden opgeslagen. ,,Deze lessen worden nu vooral op individueel niveau en op teamniveau onthouden en hierop wordt in nieuwe projecten geanticipeerd; ze worden echter vaak niet opgeschreven en bewaard. Het risico bestaat daardoor dat de lessen op een gegeven moment weer worden vergeten, bijvoorbeeld wanneer medewerkers in dienst treden of naarmate er meer tijd verstrijkt.’’ 

Uit de bestudeerde cases en in de gesprekken die de onderzoekers met ambtenaren voerden, blijkt dat risico’s bij projecten vaak wel worden besproken, maar dat ze vaak niet expliciet op de agenda staan of worden geanalyseerd. Daar komt bij dat risico’s vaak ook niet periodiek worden herijkt of opnieuw gewogen. Het daadwerkelijk analyseren van risico’s gebeurt vaak alleen bij projecten waarvoor een extern projectleider wordt ingehuurd. ,,Doordat het risicomanagement niet voldoende helder en consistent plaatsvindt, kunnen risico’s ongezien of onderbelicht blijven.’’

Aanbevelingen

Het adviesbureau doet een aantal concrete aanbevelingen aan de gemeente, zoals specifiek als zodanig benoemen van grote projecten en het in samenspraak bepalen van de spelregels voor deze projecten door de gemeenteraad en het college. Die moeten er voor zorgen dat afwijkingen en risico’s bij grote projecten zoveel mogelijk beperkt worden en de gewenste resultaten van dergelijke projecten op een efficiënte, doelmatige manier behaald worden. 

De nieuwe gemeenteraad, die na de verkiezingen van maart geïnstalleerd wordt, zal zich hierover gaan buigen.

Foto: Bos Media Services